POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES HIDROPUMPS S.A.S. EDGAR MAURICIO RUIZ PEÑA Representante Legal En esta política se establece los lineamientos para la recolección, uso, almacenamiento, circulación, transferencia, transmisión, conservación y supresión de datos personales, garantizando los derechos de sus titulares y definiendo las obligaciones y mecanismos necesarios para su protección, de conformidad con la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
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CONTENIDO
CAPÍTULO I ……………………………………………………………………………………………………………… 2
GENERALIDADES …………………………………………………………………………………………………. 2
CAPITULO II …………………………………………………………………………………………………………….. 5
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES …………………………………………………………………… 5
CAPITULO III…………………………………………………………………………………………………………….. 6
FINALIDAD CON LA QUE SE HACE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
DE LOS TITULARES ………………………………………………………………………………………………. 6
CAPITULO IV …………………………………………………………………………………………………………… 11
DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR ……………………………………………………… 11
CAPITULO V …………………………………………………………………………………………………………….14
MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR ..14
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CAPÍTULO I
GENERALIDADES
Artículo 1. Objetivo. Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por:
Año Norma Materia / Aplicación
1991 Constitución Política de
Colombia – arts. 15 y 20
Derechos fundamentales a la intimidad, buen nombre,
hábeas data e información.
2001
Circular Externa No. 10 de
2001 – Circular Única de
la Superintendencia de
Industria y Comercio (SIC)
Contiene instrucciones administrativas de la SIC. Su
Título V, con sus modificaciones y adiciones, desarrolla
instrucciones en materia de protección de datos
personales.
2008 Ley Estatutaria 1266 de
2008
Regula el hábeas data respecto de información
financiera, crediticia, comercial, de servicios y
proveniente de terceros países.
2009 Ley 1273 de 2009
Modifica el Código Penal y crea disposiciones para la
protección de la información y de los datos, incluyendo
delitos relacionados con sistemas informáticos y violación
de datos personales.
2011 Sentencia C-748 de 2011 –
Corte Constitucional
Realiza el control de constitucionalidad del proyecto que
dio origen a la Ley 1581 de 2012 y desarrolla el alcance
constitucional de la protección de datos personales.
2012 Ley Estatutaria 1581 de
2012
Establece el régimen general de protección de datos
personales en Colombia: principios, autorización, datos
sensibles, derechos de los titulares, deberes de
Responsables y Encargados, consultas, reclamos,
transferencias y régimen sancionatorio.
2013 Decreto 1377 de 2013
Reglamentó parcialmente la Ley 1581 de 2012. Sus
disposiciones fueron posteriormente compiladas en el
Decreto 1074 de 2015.
2014 Decreto 886 de 2014
Reglamentó el Registro Nacional de Bases de Datos –
RNBD. Sus disposiciones fueron posteriormente
compiladas en el Decreto 1074 de 2015.
2015
Decreto 1072 de 2015 –
Decreto Único
Reglamentario del Sector
Trabajo
Contiene disposiciones relevantes para la conservación y
manejo de documentación del SG-SST y, por tanto, para
información laboral y de salud de los trabajadores.
2015
Decreto 1074 de 2015 –
Decreto Único
Reglamentario del Sector
Comercio, Industria y
Turismo
Compila la reglamentación aplicable al régimen de
protección de datos personales, incluyendo disposiciones
sobre autorización, políticas, datos sensibles,
transmisión, RNBD y responsabilidad demostrada.
2018 Decreto 090 de 2018
Modifica las reglas relativas a los sujetos obligados a
inscribir sus bases de datos en el RNBD y los términos
correspondientes.
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2021 Ley 2157 de 2021
Modifica y adiciona la Ley 1266 de 2008 respecto del
régimen especial de hábeas data financiero, crediticio,
comercial y de servicios.
A continuación, se pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales contenidos en
Bases de Datos de HIDROPUMPS S.A.S., los diversos aspectos que componen la Política de
Tratamiento de datos de la Compañía (“Política de Tratamiento”).
Artículo 2. Responsable y encargado del tratamiento. HIDROPUMPS S.A.S., en calidad de
responsable del Tratamiento de los Datos Personales recolectados y almacenados en sus bases
de datos, determinará las finalidades y condiciones bajo las cuales se realizará su Tratamiento y
garantizará el cumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074
de 2015 y demás normas que los modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten. Para efectos
del ejercicio de los derechos de los Titulares y la atención de consultas, peticiones y reclamos,
se establece la siguiente información:
Razón social: HIDROPUMPS S.A.S.
NIT: 901.206.282-4
Domicilio: Cota – Cundinamarca
Dirección: Autopista Medellin Vía Parcelas KM 2,5 parque empresarial CIEM OIKOS bodega i-
132
Correo electrónico: administracion@hidropumps.com.co
Teléfono: 310 465 8243
Oficial de protección de datos: Directora Administrativa
Los terceros que realicen el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de HIDROPUMPS
S.A.S. tendrán la calidad de Encargados del Tratamiento y deberán cumplir las obligaciones
previstas en la legislación aplicable y las instrucciones impartidas por la Compañía.
Artículo 3. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y finalidad. La
información que se recolecta y almacena de los accionistas, clientes, proveedores, candidatos,
empleados y cualquier otra persona natural o jurídica que tenga contacto con HIDROPUMPS
S.A.S., dependiendo de la relación que el titular tenga con la HIDROPUMPS S.A.S., la
información que se recopila o almacena puede incluir lo siguiente:
1. Datos generales: tales como nombres, apellidos, fecha de nacimiento, número y tipo de
identificación, edad, estado civil, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico,
comentarios, lugar de trabajo, cargo y nivel.
2. Datos particulares: según el tipo de vinculación: hoja de vida, información laboral,
información académica, información financiera, nacionalidad; y todos los demás datos
relacionados con la calidad de accionistas, inversionistas, empleados o proveedores, según
aplique.
3. Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier
partido político o garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así
como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
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Dentro de esta categoría, y cuando resulte aplicable de acuerdo con la relación existente con el
Titular, la Compañía podrá tratar, entre otros, datos biométricos, registros fílmicos y fotográficos
e información relativa al estado de salud, con sujeción a las condiciones especiales previstas en
la presente Política para el Tratamiento de Datos Sensibles.
Artículo 4. Principios aplicables al tratamiento de datos personales. HIDROPUMPS S.A.S.
realizará el Tratamiento de Datos Personales observando los principios establecidos en el
artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
1. Legalidad: el Tratamiento se realizará de conformidad con las disposiciones legales que
regulan la materia.
2. Finalidad: todo Tratamiento deberá obedecer a una finalidad legítima, previamente
informada al Titular.
3. Libertad: el Tratamiento únicamente podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso
e informado del Titular, salvo las excepciones establecidas legalmente.
4. Veracidad o calidad: la información sometida a Tratamiento deberá ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Transparencia: se garantizará al Titular el derecho a obtener información acerca de la
existencia y Tratamiento de sus Datos Personales.
6. Acceso y circulación restringida: los Datos Personales únicamente podrán ser tratados por
las personas autorizadas por el Titular o habilitadas por la ley y su circulación se limitará a
las finalidades legítimamente establecidas.
7. Seguridad: la información será tratada mediante la adopción de las medidas técnicas,
humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
8. Confidencialidad: las personas que intervengan en el Tratamiento deberán garantizar la
reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con las actividades que
comprendan el Tratamiento.
Artículo 5. Autorización del titular. Salvo las excepciones establecidas en la ley,
HIDROPUMPS S.A.S. deberá obtener autorización previa, expresa e informada del Titular para
el Tratamiento de sus Datos Personales.
La autorización podrá obtenerse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del
Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento. En ningún caso el
silencio podrá entenderse como autorización. Al momento de solicitarla, la Compañía informará
de manera clara al Titular:
1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y su finalidad.
2. El carácter facultativo de las respuestas relacionadas con Datos Sensibles o datos de niños,
niñas y adolescentes.
3. Los derechos que le asisten como Titular.
4. La identificación y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
5. HIDROPUMPS S.A.S. conservará prueba de la autorización otorgada y del cumplimiento del
deber de información, mediante mecanismos que permitan su consulta posterior.
Lo anterior se aplicará de conformidad con los artículos 9 y 12 de la Ley 1581 de 2012 y las
disposiciones reglamentarias incorporadas en el Decreto 1074 de 2015.
Artículo 6. Casos en los que no se requiere autorización. De conformidad con el artículo 10
de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
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1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a Datos Personales sin autorización previa, encontrándose amparado en alguna
de las excepciones legalmente establecidas, deberá cumplir en todo caso los principios y demás
disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
CAPITULO II
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Artículo 7. Tratamiento de datos sensibles. HIDROPUMPS S.A.S. únicamente realizará el
Tratamiento de Datos Sensibles cuando resulte necesario, pertinente y proporcional para una
finalidad legítima y se cuente con autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que
se configure alguno de los eventos exceptuados del requisito de autorización previstos en el
artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 o en las demás disposiciones legales aplicables.
Artículo 8. Solo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional
para la ejecución de la relación con el titular, siempre y cuando la Ley exija o permita acceder a
información sensible de este.
Artículo 9. La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa a la
incorporación de estos, y en esta se señalará la finalidad para la cual se incorporan. Además, se
precisará que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa y se indicarán los
demás elementos descritos en la presente política para la obtención de la autorización para el
tratamiento de la información.
Artículo 10. No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los
autorizados por el titular.
Artículo 11. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
HIDROPUMPS S.A.S. únicamente realizará el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas
y adolescentes cuando este resulte necesario y jurídicamente procedente, garantizando en todo
momento la prevalencia de sus derechos fundamentales y su interés superior.
El Tratamiento deberá cumplir, como mínimo, las siguientes condiciones:
1. Responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Garantizar el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Limitarse a los datos estrictamente necesarios para la finalidad que justifique su Tratamiento.
Cuando legalmente corresponda obtener autorización, esta será otorgada por su representante
legal, previo ejercicio del derecho del niño, niña o adolescente a ser escuchado, cuya opinión
será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para comprender el
Tratamiento correspondiente.
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La Compañía adoptará medidas reforzadas de seguridad, confidencialidad y circulación
restringida respecto de esta información, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y las
disposiciones reglamentarias incorporadas en el Decreto 1074 de 2015.
CAPITULO III
FINALIDAD CON LA QUE SE HACE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL DE
LOS TITULARES
Artículo 12. Solo se recolectará los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para
los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados en la presente política, siempre
que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo con la relación
sostenida con el titular.
Artículo 13. Tratamiento de datos personales clientes. Los datos personales de los clientes que
sean recolectados serán utilizados con el fin de seleccionar, evaluar y ejecutar la relación
contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del
proveedor y cliente, un mejor manejo de la información para la toma de decisiones, transparencia
en las relaciones, y efectividad y eficiencia en los procesos y con las siguientes finalidades:
1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual
y pos contractual con HIDROPUMPS S.A.S. respecto de los servicios ofrecidos por ella que
haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación de negocios subyacente que tenga con
ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades
judiciales o administrativas.
2. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar
encuestas de satisfacción respecto de los servicios de la HIDROPUMPS S.A.S., así como
sus aliados comerciales.
3. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red
de distribución, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la HIDROPUMPS
S.A.S. posea un vínculo contractual de cualquier índole.
4. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir mis datos personales dentro y fuera del país, a terceros
a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera.
5. Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación
y prestación de servicios, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al
desempeño del servicio, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo,
promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación,
consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con
nuestros servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales
y del objeto social de la HIDROPUMPS S.A.S..
6. Para el envío y recepción de mercancías o material publicitario de acuerdo con los
requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la
compañía.
7. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
Artículo 14. Tratamiento de datos personales de los trabajadores. El tratamiento de los datos
personales de los empleados de HIDROPUMPS S.A.S., se sujetará a lo establecido en la
presente política y solo podrán ser utilizados en cumplimiento de la normatividad laboral vigente,
para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre las
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partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular y con las
siguientes finalidades:
1. Permitir el ejercicio de sus derechos como empleado, establecidos en el Código Sustantivo
del Trabajo y en las demás normas aplicables a la materia;
2. Enviar información de la HIDROPUMPS S.A.S., incluyendo invitaciones a eventos, boletines
trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones
relacionadas con las actividades que adelanta HIDROPUMPS S.A.S.
3. Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado, tales como certificados de
ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros.
4. Compartir información con proveedores y clientes con los que se desarrolle actividades en
cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por
HIDROPUMPS S.A.S.
5. Administrar y ejecutar la relación laboral, incluyendo los procesos de contratación,
vinculación, novedades laborales, nómina, prestaciones sociales, vacaciones, licencias,
beneficios, compensaciones, retenciones y demás obligaciones derivadas del contrato de
trabajo.
6. Realizar afiliaciones, novedades, aportes y demás gestiones ante las entidades que integran
el Sistema de Seguridad Social Integral y las autoridades competentes.
7. Gestionar procesos de inducción, capacitación, formación, evaluación de desempeño,
desarrollo, promoción y demás actividades relacionadas con la gestión del talento humano.
8. Gestionar el control de asistencia, horarios, turnos, permisos, vacaciones, ausencias y
demás novedades relacionadas con la prestación del servicio.
9. Adelantar actuaciones relacionadas con el cumplimiento de obligaciones laborales, procesos
disciplinarios, investigaciones internas y terminación de la relación laboral, de conformidad
con la legislación aplicable.
10. Implementar medidas de seguridad física, control de acceso, seguridad de las instalaciones,
activos, sistemas de información y recursos de la Compañía.
11. Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables, administrativas y judiciales y atender
requerimientos de autoridades competentes.
12. Prevenir, detectar, investigar y gestionar situaciones de fraude, pérdida de activos,
incumplimientos y demás riesgos que puedan afectar a la Compañía.
13. Conservar la información y documentación laboral durante los términos establecidos
legalmente y aquellos necesarios para el cumplimiento de obligaciones o la defensa de los
derechos e intereses legítimos de la Compañía.
Artículo 15. Tratamiento de datos personales sensibles relativos al estado de salud. Para
efectos de la presente Política, se consideran datos personales sensibles relativos a la salud
aquellos que revelen, directa o indirectamente, información relacionada con el estado de salud
física o mental del Titular y que, por su naturaleza, afecten su intimidad o cuyo uso indebido
pueda generar discriminación.
La Compañía podrá recolectar, almacenar, usar, consultar, actualizar, transmitir, transferir,
conservar, circular de manera restringida y, cuando corresponda, suprimir datos relativos a la
salud de trabajadores, extrabajadores, candidatos, contratistas y demás Titulares con quienes
mantenga una relación jurídica, contractual o laboral, exclusivamente cuando dicho Tratamiento
resulte necesario, pertinente y proporcional para el cumplimiento de finalidades legítimas
relacionadas con dicha relación y se encuentre autorizado por la Constitución, la ley y la presente
Política.
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Dentro de esta categoría podrán encontrarse, entre otros, datos contenidos en incapacidades
médicas, certificados de incapacidad, recomendaciones y restricciones médico-laborales,
conceptos de aptitud ocupacional, información relacionada con accidentes de trabajo y
enfermedades laborales, calificaciones de origen o de pérdida de capacidad laboral, procesos de
rehabilitación y reincorporación laboral, ajustes o medidas requeridas para el desempeño del
trabajo, información necesaria para la gestión de ausentismos, documentos relacionados con
prestaciones económicas o asistenciales del Sistema de Seguridad Social Integral y, en general,
aquella información de salud cuyo conocimiento por parte de la Compañía resulte jurídicamente
procedente y estrictamente necesario para el cumplimiento de sus obligaciones.
El Tratamiento de esta información podrá realizarse, según corresponda, para las siguientes
finalidades:
1. Cumplir las obligaciones legales y contractuales derivadas de la relación laboral, contractual
o de prestación de servicios.
2. Gestionar las obligaciones de la Compañía en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y
aquellas derivadas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo —SG-SST.
3. Gestionar incapacidades, ausentismos, licencias, permisos, restricciones y
recomendaciones médico-laborales.
4. Adoptar las medidas de prevención, protección, adaptación, reubicación, reincorporación o
ajuste que legalmente correspondan.
5. Adelantar los trámites necesarios ante las EPS, ARL, AFP , juntas de calificación de invalidez
y demás entidades integrantes del Sistema de Seguridad Social Integral, autoridades
administrativas o judiciales competentes.
6. Gestionar accidentes de trabajo, enfermedades laborales, procesos de rehabilitación,
reincorporación laboral y calificación de origen o pérdida de capacidad laboral.
7. Cumplir órdenes, requerimientos o solicitudes provenientes de autoridades judiciales,
administrativas o entidades legalmente facultadas para solicitar la información.
8. Ejercer o defender los derechos e intereses jurídicos de la Compañía o del Titular cuando la
información resulte necesaria dentro de actuaciones administrativas, judiciales,
extrajudiciales o mecanismos de solución de controversias.
9. Atender situaciones de urgencia médica o sanitaria y proteger la vida, integridad o interés
vital del Titular, en los eventos previstos legalmente.
10. Cumplir cualquier otra finalidad directamente relacionada con las obligaciones legales de la
Compañía en materia laboral, de seguridad social, seguridad y salud en el trabajo,
prevención de riesgos laborales y protección de los derechos del Titular.
PARÁGRAFO 1. La Compañía aplicará respecto de estos datos los principios de legalidad,
finalidad, libertad, necesidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, de
manera que su Tratamiento se limitará a la información estrictamente necesaria para el
cumplimiento de las finalidades previamente señaladas.
PARÁGRAFO 2. La información relativa al estado de salud tendrá acceso restringido.
Únicamente podrá ser conocida o tratada por las personas que, debido a sus funciones,
responsabilidades legales o competencias, requieran legítimamente acceder a ella. La Compañía
implementará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales destinadas a
evitar su adulteración, pérdida, consulta, utilización, circulación, divulgación o acceso no
autorizado o fraudulento.
PARÁGRAFO 3. La información de salud no podrá ser divulgada internamente a trabajadores,
superiores jerárquicos, compañeros de trabajo o terceros que no requieran conocerla para el
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cumplimiento de una finalidad legítima. Cuando para la gestión de la relación laboral resulte
necesario comunicar una condición relacionada con la capacidad del trabajador para desarrollar
determinadas actividades, la Compañía procurará limitar la información comunicada a las
restricciones, recomendaciones, medidas preventivas o ajustes que deban observarse, evitando
divulgar diagnósticos o información clínica que no resulte necesaria para dicha finalidad.
Cuando legalmente corresponda obtener autorización para el Tratamiento de datos sensibles, la
Compañía solicitará al Titular una autorización previa, expresa e informada, indicándole el
carácter sensible de la información, las finalidades específicas para las cuales será utilizada y
los derechos que le asisten como Titular.
El Titular será informado de que, como regla general, no está obligado a autorizar el Tratamiento
de datos sensibles, sin perjuicio de aquellos eventos en los cuales el Tratamiento resulte
necesario para el cumplimiento de obligaciones legales de la Compañía o se configure alguna
de las excepciones previstas en la legislación vigente.
PARÁGRAFO 4. No será necesaria la autorización del Titular cuando el Tratamiento se
encuentre expresamente exceptuado de dicho requisito por la legislación aplicable, incluyendo
los eventos de urgencia médica o sanitaria, cumplimiento de órdenes de autoridad competente y
demás supuestos legalmente establecidos.
La Compañía podrá transmitir o suministrar información relativa a la salud a EPS, ARL, AFP, IPS,
juntas de calificación de invalidez, proveedores autorizados del Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo, autoridades administrativas o judiciales y demás terceros legalmente
facultados, únicamente cuando ello resulte necesario para el cumplimiento de las finalidades
autorizadas o de una obligación legal y observando las correspondientes medidas de seguridad,
confidencialidad y circulación restringida.
La documentación que contenga información relativa al estado de salud deberá conservarse bajo
condiciones de seguridad reforzada y con controles de acceso acordes con su naturaleza
sensible. Su conservación se realizará durante el término necesario para cumplir las finalidades
que justificaron su Tratamiento y los períodos de conservación documental establecidos en las
disposiciones laborales, de seguridad social, seguridad y salud en el trabajo y demás normas
aplicables.
El Tratamiento de los datos personales sensibles relativos a la salud se realizará de conformidad
con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas
que los modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten.
Artículo 16. Tratamiento de datos personales de los candidatos. Los Datos Personales
recolectados durante los procesos de selección serán tratados para gestionar la participación del
candidato, verificar la información suministrada, evaluar su idoneidad respecto del cargo y
desarrollar las demás actividades directamente relacionadas con el proceso de selección.
Cuando el candidato resulte seleccionado, la información necesaria podrá ser incorporada a su
expediente laboral y tratada conforme a las finalidades aplicables a los trabajadores. Cuando no
resulte seleccionado, la información podrá conservarse durante el tiempo necesario para atender
las finalidades que justificaron su Tratamiento o, cuando exista autorización del Titular, para
considerarlo en futuros procesos de selección. Cumplida la finalidad y los períodos de
conservación aplicables, los datos serán suprimidos o destruidos, salvo que exista un deber legal
o contractual que justifique su conservación.
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Artículo 17. Tratamiento de datos personales de los trabajadores retirados. Los datos
correspondientes a personas cuya relación laboral ha finalizado, se continuarán almacenando
para los fines autorizados y bajo las mismas condiciones y niveles de seguridad de conformidad
con lo señalado por el Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13.
Artículo 18. Tratamiento de datos personales Proveedores. El tratamiento de los datos
personales de los proveedores persona natural y/o titular de HIDROPUMPS S.A.S., se sujetará
a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento a lo
contractualmente establecido, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del
contrato comercial celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la
autorización expresa del titular.
1. Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales.
2. Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores.
3. Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores.
Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas
y judiciales.
4. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios Control y pagos por los bienes
y servicios recibidos.
5. Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los
proveedores.
6. Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o
contratistas.
7. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto
el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas.
Artículo 19. Tratamiento de datos personales de los accionistas. Los datos e información de
las personas naturales que tengan la condición de accionistas, se considerará información
reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y está sujeta a una protección
especial por disposición legal. No obstante, la información será revelada por disposición judicial,
en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores o en los
eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular y para las siguientes finalidades:
1. Permitir el ejercicio de los derechos derivados de la calidad de accionista o inversionista,
facilitando que estos puedan ejercer los derechos políticos y económicos establecidos en el
Código de Comercio, en el Decreto 2555 de 2010, y en las demás normas aplicables a la
materia.
2. Enviar información de HIDROPUMPS S.A.S., incluyendo invitaciones a eventos, boletines
trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones
relacionadas con las actividades que adelanta la HIDROPUMPS S.A.S.
3. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la HIDROPUMPS S.A.S.,
tales como certificados de renta, de participación accionaria, entre otros.
4. Compartir información con proveedores con los que se desarrolle actividades en
cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas.
5. Dar cumplimiento a órdenes judiciales.
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CAPITULO IV
DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR
Artículo 20. Sin perjuicio de los demás derechos consagrados en la Constitución Política, la Ley
1581 de 2012 y las demás normas que las aclaren, modifiquen, reglamenten o adicionen, los
Titulares tienen derecho a:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a HIDROPUMPS S.A.S. en su
condición de responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente
a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos
cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a HIDROPUMPS S.A.S. salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo
previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por HIDROPUMPS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado
a sus Datos Personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
5. Revocar la Autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Artículo 21. Personas a quienes podrá suministrarse información. De conformidad con el
artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, HIDROPUMPS S.A.S. únicamente suministrará información
personal a:
1. Los Titulares, sus causahabientes o representantes legales.
2. Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial.
3. Los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
Antes de suministrar información, la Compañía deberá verificar la identidad, legitimación o
competencia del solicitante y limitar la entrega a los Datos Personales que resulten pertinentes
para la finalidad que justifica su suministro.
Artículo 22. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos. HIDROPUMPS S.A.S.,
en calidad de Responsable del Tratamiento, garantizará a los Titulares, sus causahabientes,
representantes o demás personas legitimadas conforme a la ley, el ejercicio de los derechos de
consulta, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de la autorización, de conformidad
con la Ley 1581 de 2012.
Las solicitudes deberán presentarse a través de los canales de atención establecidos en la
presente Política y serán tramitadas conforme a las siguientes reglas:
1. CONSULTAS. El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que
repose en las bases de datos de HIDROPUMPS S.A.S. La Compañía suministrará la
información contenida en el registro individual o aquella que se encuentre vinculada con la
identificación del Titular, previa verificación de la identidad y legitimación del solicitante.
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La consulta deberá formularse a través de cualquiera de los medios habilitados por la
Compañía que permitan conservar prueba de su presentación. Las consultas serán
atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de
su recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, la Compañía
informará al interesado, antes de su vencimiento, las razones de la demora y la fecha en que
será atendida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento
del término inicial.
2. RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida
en las bases de datos de HIDROPUMPS S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización
o supresión, o que adviertan un presunto incumplimiento de las disposiciones aplicables en
materia de protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante la Compañía.
El reclamo deberá contener, como mínimo:
a. La identificación del Titular.
b. La descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
c. La dirección física o electrónica para recibir la respuesta.
d. Los documentos o soportes que el solicitante pretenda hacer valer, cuando corresponda.
Cuando el reclamo resulte incompleto, HIDROPUMPS S.A.S. requerirá al interesado dentro de
los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las deficiencias identificadas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante aporte la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Cuando la persona o
dependencia que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, deberá trasladarlo a quien
corresponda dentro de un término máximo de dos (2) días hábiles e informar de dicha
circunstancia al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, la Compañía incorporará en la respectiva base de datos
una leyenda que indique “reclamo en trámite”, acompañada del motivo correspondiente, dentro
de un término máximo de dos (2) días hábiles. Esta identificación deberá mantenerse hasta que
el reclamo sea resuelto.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir
del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho
término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será resuelto, la
cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
PARÁGRAFO 1. La persona o área designada por HIDROPUMPS S.A.S. para la protección de
Datos Personales será responsable de recibir, gestionar y realizar seguimiento a las consultas y
reclamos presentados por los Titulares y de garantizar el cumplimiento de los términos
establecidos legalmente.
PARÁGRAFO 2. De conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus
causahabientes únicamente podrán elevar queja ante la Superintendencia de Industria y
Comercio una vez hayan agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante
HIDROPUMPS S.A.S.
Fundamento normativo: artículos 14, 15, 16 y 17, literales j) y k), de la Ley 1581 de 2012 y
disposiciones reglamentarias aplicables del Decreto 1074 de 2015.
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Artículo 23. Transferencia y transmisión nacional e internacional de datos personales.
HIDROPUMPS S.A.S. podrá realizar transferencias y transmisiones nacionales e internacionales
de Datos Personales cuando estas resulten necesarias para el desarrollo de las finalidades
previstas en la presente Política, el cumplimiento de sus obligaciones legales o contractuales o
cuando exista cualquier otra habilitación prevista en la legislación aplicable. Para efectos de la
presente Política se entenderá por:
Transferencia: el envío de Datos Personales por parte de HIDROPUMPS S.A.S., en calidad de
responsable o Encargado del Tratamiento, a un receptor que, a su vez, adquiere la calidad de
responsable del Tratamiento y se encuentra ubicado dentro o fuera de Colombia.
Transmisión: el Tratamiento de Datos Personales que implica su comunicación dentro o fuera
del territorio de la República de Colombia y que tiene por objeto la realización de un Tratamiento
por parte de un Encargado, por cuenta de HIDROPUMPS S.A.S. como responsable.
1. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES
Las transferencias internacionales de Datos Personales se realizarán de conformidad con el
artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones que lo reglamenten, modifiquen, adicionen
o sustituyan.
En consecuencia, HIDROPUMPS S.A.S. se abstendrá de transferir Datos Personales a países
que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, salvo que resulte aplicable
alguna de las excepciones legalmente establecidas, entre ellas:
a. Cuando el Titular haya otorgado autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
b. Cuando se trate de intercambio de datos de carácter médico exigido por razones de salud
o higiene pública.
c. Cuando se trate de transferencias bancarias o bursátiles realizadas conforme a la
legislación aplicable.
d. Cuando la transferencia se encuentre acordada en el marco de tratados internacionales
en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de
reciprocidad.
e. Cuando la transferencia resulte necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular
y HIDROPUMPS S.A.S., o para la ejecución de medidas precontractuales, siempre que
se cuente con la autorización del Titular.
f. Cuando la transferencia sea legalmente exigida para salvaguardar el interés público o
para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho dentro de un proceso judicial.
En los eventos que no se encuentren comprendidos dentro de las excepciones legalmente
previstas, la Compañía deberá verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la
legislación colombiana y por la Superintendencia de Industria y Comercio para efectuar la
respectiva transferencia internacional.
2. TRANSMISIONES DE DATOS PERSONALES
HIDROPUMPS S.A.S. podrá transmitir Datos Personales a terceros que actúen como
Encargados del Tratamiento y que presten servicios que requieran el acceso o Tratamiento de
información por cuenta de la Compañía.
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Cuando resulte legalmente exigible, la relación con el Encargado estará regulada mediante un
contrato de transmisión de Datos Personales que establecerá, como mínimo, el alcance del
Tratamiento, las actividades que realizará el Encargado por cuenta de la Compañía y las
obligaciones relacionadas con la protección, seguridad y confidencialidad de la información. El
Encargado deberá, entre otras obligaciones:
a. Tratar los Datos Personales exclusivamente para las finalidades y bajo las instrucciones
impartidas por HIDROPUMPS S.A.S.
b. Abstenerse de utilizar la información para finalidades diferentes a las autorizadas.
c. Garantizar la seguridad, confidencialidad y circulación restringida de los Datos
Personales.
d. Adoptar las medidas necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta,
utilización o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar los derechos de los Titulares y cumplir las obligaciones que le correspondan
de conformidad con la legislación colombiana sobre protección de Datos Personales.
Cuando exista un contrato de transmisión internacional de Datos Personales que cumpla las
condiciones establecidas en la legislación colombiana, dicha transmisión se sujetará a las reglas
especiales previstas para esta figura.
PARÁGRAFO 1. Antes de efectuar una transferencia o transmisión, HIDROPUMPS S.A.S.
verificará la naturaleza de la operación, la finalidad del Tratamiento, la calidad en la que actuará
el receptor, las condiciones de seguridad y confidencialidad aplicables y el cumplimiento de los
requisitos legales correspondientes.
PARÁGRAFO 2. La utilización de proveedores tecnológicos, servicios de almacenamiento,
infraestructura tecnológica, plataformas digitales, servicios de computación en la nube u otros
terceros que impliquen Tratamiento de Datos Personales deberá sujetarse a las disposiciones
establecidas en este artículo y a los controles internos establecidos por la Compañía.
Fundamento normativo: artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2
del Decreto 1074 de 2015, y demás disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
CAPITULO V
MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR
Artículo 24. Sus derechos son conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la
autorización. El oficial de tratamiento de datos es la figura ante la cual los Titulares podrán elevar
sus solicitudes para que HIDROPUMPS S.A.S., como responsable del Tratamiento, adelante las
acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del Titular, de acuerdo con lo descrito en
el manual de tratamiento de datos personales.
Artículo 25. Canales de atención de consultas y reclamos. Para realizar peticiones, consultas o
reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o
revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de
los siguientes canales de comunicación:
Nombre del responsable: HIDROPUMPS S.A.S.
Teléfono del responsable: 310 465 8243
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Dirección: Autopista Medellin Vía Parcelas KM 2,5 parque empresarial CIEM OIKOS bodega i-
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Correo electrónico: administracion@hidropumps.com.co
Oficial de protección de datos: Directora Administrativa
Artículo 26. Gestión de incidentes de seguridad de Datos Personales. HIDROPUMPS S.A.S.
adoptará las medidas necesarias para prevenir, identificar, gestionar y mitigar los incidentes de
seguridad que puedan comprometer Datos Personales, incluyendo su pérdida, alteración, acceso
o divulgación no autorizada, envío a destinatarios equivocados o cualquier otro evento que afecte
su confidencialidad, integridad o disponibilidad. Los incidentes serán evaluados y, cuando
legalmente corresponda, reportados a la Superintendencia de Industria y Comercio y demás
autoridades competentes.
Artículo 27. Vigencia. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de
HIDROPUMPS S.A.S. entrará en vigor a partir de su aprobación y publicación y permanecerá
vigente mientras no sea modificada, sustituida o derogada. Las modificaciones sustanciales
serán comunicadas a los Titulares conforme a la normativa aplicable.
La presente política fue actualizada el 20 de septiembre de 2026.
_________________________________
EDGAR MAURICIO RUIZ PEÑA
Representante Legal
HIDROPUMPS S.A.S.
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